برنامج أوامر العمل: كيف تتابع الورشة من الاستقبال حتى التسليم

قلب أي ورشة هو أمر العمل؛ ففيه يُكتب سبب قدوم المركبة، وما أُنجز، والقطع التي رُكّبت، ومن قام بالعمل. وقد أدت أوامر العمل الورقية دورها لسنوات، لكن مع زيادة عدد المركبات تتحول النماذج الضائعة والخطوط غير المقروءة والبنود التي لا تصل إلى الفاتورة إلى خسائر حقيقية. ويحوّل برنامج أوامر العمل هذه العملية إلى مسار رقمي ويجعل الورشة كلها تنظر إلى الشاشة نفسها.

مشكلات أوامر العمل الورقية

• تضيع النماذج أو تتلطخ بالزيت فتضيع المعلومات.
• تُنسى بنود العمالة والقطع فتصدر الفواتير ناقصة.
• لا أحد يعرف كم قضى كل فني في كل عمل.
• البحث عن سجل مركبة يعني التنقيب في الملفات.
• عندما يسأل العميل «ما وضع سيارتي؟» يجب أن يذهب أحدهم إلى الورشة ليعرف.

خطوات أمر العمل الرقمي

الاستقبال

تُكتب اللوحة أو تُمسح بالكاميرا، فيعثر النظام على المركبة، وتُسجل بيانات العميل وقراءة العداد الحالية والشكوى، وتُرفق صور الأضرار عند الحاجة.

قيد العمل

يُسند العمل إلى فني أو أكثر وإلى رافعة، وتُضاف بنود العمالة والقطع من الكتالوج أو من الباقات الجاهزة أو بمسح الباركود. ويضع الفني علامة على كل بند ينجزه، ويُحتسب وقت العمل تلقائيًا بالبدء والإيقاف المؤقت.

جاهز للتسليم

عند اكتمال كل البنود يصبح العمل «جاهزًا للتسليم» ويتلقى العميل رسالة «سيارتك جاهزة». وقبل التحصيل يرى مستشار الخدمة الإجمالي وكل الأعمال المنجزة في شاشة واحدة.

تم التسليم

يُسجل الدفع (نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل) والعربون وخطة الأقساط إن وُجدت، وتُدخل قراءة العداد وتاريخ الصيانة القادمة، وتُحدّث بطاقة المركبة.

الحقول اللازمة في كل أمر عمل

• بيانات المنشأة وختمها
• بيانات المركبة: اللوحة والماركة والطراز ورقم الهيكل وقراءة العداد
• بيانات العميل ووسائل التواصل
• الشكوى والتشخيص
• بنود العمالة والقطع، والكميات، وأسعار الوحدات، والخصومات، وتفصيل الضريبة
• المبلغ المدفوع والمتبقي
• حقول توقيع العميل والورشة

في النظام الرقمي يمكن طباعة هذا المستند على ورق A4 أو مشاركته بصيغة PDF بنقرة واحدة، ويتيح رمز QR على المطبوع للعميل الوصول مباشرة إلى سجل خدمته.

لوحة الورشة: الجميع ينظر إلى الشاشة نفسها

عندما تصبح أوامر العمل رقمية يمكن عرض حالة الورشة على لوحة: أي الرافعات مشغولة، وأي السيارات قيد العمل، وأيها جاهزة للتسليم. وتتيح نسخة مبسطة على شاشة في صالة الانتظار للعميل معرفة الحالة دون أن يسأل.

مرتبط بالمخزون والمالية

تُخصم القطع المضافة إلى أمر العمل من المخزون وتعود إلى الرف إذا حُذف البند. ويذهب المبلغ المحصّل عند التسليم إلى الصندوق والمتبقي إلى الذمم المدينة، فلا حاجة إلى إدخال البيانات مرتين بين أوامر العمل والمخزون والمالية. ولمزيد عن جانب المخزون، اقرأ مقالنا عن برامج إدارة المخزون والمستودعات.

أوامر العمل في Randevul

Randevul هو برنامج الخدمة الذي طورناه لقطاع السيارات. وتجمع وحدة أوامر العمل فيه في مسار واحد بين الاستقبال بالكاميرا، والتقدم بندًا بندًا، وتتبع وقت عدة فنيين، وإسناد الرافعات، والخصم من المخزون، والتقسيط عند التسليم، والطباعة على A4 برمز QR. ويعمل على الهاتف والجهاز اللوحي والحاسوب.

وإذا احتاجت ورشتك إلى مسار عمل مخصص، فاطّلع على حلول البرمجيات المخصصة لدينا أو املأ نموذج التواصل.