İş Emri Programı: Kabulden Teslime Atölye Takibi Nasıl Yapılır?

Bir servisin kalbi iş emridir. Aracın neden geldiği, ne yapıldığı, hangi parçanın takıldığı ve kimin çalıştığı bu belgede yazar. Kâğıt iş emri yıllarca işini gördü; ancak araç sayısı arttıkça kaybolan formlar, okunmayan el yazıları ve faturaya yansımayan kalemler ciddi kayıplara dönüşür. İş emri programı bu süreci dijitalleştirir ve atölyenin tamamını aynı ekrana bakar hale getirir.

Kâğıt iş emrinin sorunları

• Form kaybolur ya da yağa bulanır, bilgiye ulaşılamaz.
• İşçilik ve parça kalemleri eksik yazılır, fatura eksik kesilir.
• Hangi ustanın hangi işte ne kadar çalıştığı bilinmez.
• Aracın geçmişi aranırken klasörler karıştırılır.
• Müşteri "araç ne durumda?" diye sorduğunda cevap için atölyeye gidilir.

Dijital iş emrinin adımları

Kabul

Plaka yazılır ya da kamerayla okutulur. Sistem aracı bulur; müşteri bilgisi, güncel kilometre ve şikâyet kaydedilir. Gerekirse hasar fotoğrafı eklenir.

İşlemde

İş bir ya da birkaç ustaya ve bir lifte atanır. İşçilik ve parça kalemleri katalogdan, hazır paketlerden ya da barkod okutularak eklenir. Usta her kalemi bitirdikçe işaretler; başlat ve duraklat ile çalışma süresi kendiliğinden tutulur.

Teslime hazır

Tüm kalemler tamamlandığında iş "teslime hazır" olur ve müşteriye "aracınız hazır" mesajı gider. Danışman ödemeyi almadan önce toplamı ve yapılan işleri tek ekranda görür.

Teslim edildi

Ödeme (nakit, kart, havale), kapora ve varsa taksit planı kaydedilir. Sonraki bakım kilometresi ve tarihi girilir; araç kartı güncellenir.

İş emrinde olması gereken alanlar

• İşletme ve kaşe bilgileri
• Araç bilgileri: plaka, marka, model, şasi, kilometre
• Müşteri bilgileri ve iletişim
• Şikâyet ve yapılan tespit
• İşçilik ve parça kalemleri, miktar, birim fiyat, indirim ve KDV dökümü
• Ödenen ve kalan tutar
• Müşteri ve servis imza alanları

Dijital sistemde bu belge tek tıkla A4 olarak yazdırılabilir ya da PDF olarak paylaşılabilir. Çıktıya eklenen QR kod, müşterinin servis geçmişine doğrudan ulaşmasını sağlar.

Atölye panosu: herkes aynı ekrana bakar

İş emirleri dijital olunca atölyenin durumu bir panoda görülebilir: hangi lift dolu, hangi araç işlemde, hangisi teslime hazır. Bekleme salonundaki bir TV ekranında aynı bilginin sadeleştirilmiş hali, müşterinin danışmana sormadan durumu görmesini sağlar.

Stok ve finansla bağlantı

İş emrine eklenen parça stoktan düşer; kalem silinirse rafa geri döner. Teslimde alınan ödeme kasaya, kalan tutar alacaklara yazılır. Böylece iş emri, stok ve finans arasında ayrıca veri girişi gerekmez. Stok tarafının detayları için stok ve depo yönetim yazılımı yazımıza göz atabilirsiniz.

Randevul ile iş emri

Randevul, oto sanayi için geliştirdiğimiz servis programıdır. İş emri modülü; kamerayla kabul, kalem bazlı ilerleme, çok ustalı süre takibi, lift ataması, stoktan düşüm, teslimde taksitlendirme ve QR kodlu A4 çıktıyı tek akışta toplar. Telefondan, tabletten ve bilgisayardan kullanılabilir.

Atölyenize özel bir akış gerekiyorsa özel yazılım çözümlerimizi inceleyin veya iletişim formunu doldurun.