Was ist eine Werkstattsoftware? 7 Vorteile, wenn Ihre Werkstatt digital wird

Stellen Sie sich einen ganz normalen Werkstatttag vor: Das Telefon klingelt, während der Mechaniker unter der Motorhaube steckt, Termine landen in einem Heft, Kennzeichen in einem anderen, und ein Kunde ruft zum dritten Mal an: „Was ist mit meinem Auto?“ Eine Werkstattsoftware bündelt diesen zerstreuten Alltag auf einem Bildschirm. Termine, Fahrzeugannahme, Arbeitsaufträge, Teile, Zahlungen und Wartungsverfolgung stehen im selben Datensatz.

Was leistet eine Werkstattsoftware?

Sie erfasst jeden Schritt eines Fahrzeugs von der Ankunft bis zur Übergabe. Statt Papierheften und Tabellen:

• werden Termine im Kalender nach Werkstattkapazität geplant,
• wird das Fahrzeug über das Kennzeichen gefunden und seine Historie auf einem Bildschirm geöffnet,
• werden Arbeitslohn und verbaute Teile im Arbeitsauftrag erfasst,
• werden Zahlungen, Anzahlungen und offene Beträge verfolgt,
• wird die nächste Wartung berechnet und der Kunde erinnert.

7 Vorteile für Ihre Werkstatt

1. Weniger Telefonverkehr

Über eine Online-Terminseite sehen Kunden freie Zeiten und buchen selbst. Der Mechaniker muss nicht alles stehen und liegen lassen, um ans Telefon zu gehen.

2. Das Kennzeichen wird zur Kundenkennung

In der Kfz-Branche erkennt man Kunden am einfachsten am Kennzeichen. Ein Suchen oder einfach ein Scannen per Kamera holt die gesamte Historie des Fahrzeugs: welche Arbeit wann gemacht wurde, welche Teile verbaut wurden und wie hoch der Kilometerstand war.

3. Klarheit in der Werkstatt durch Arbeitsaufträge

Bei der Annahme werden Kilometerstand und Beanstandung notiert, der Auftrag wird einem Mechaniker und einer Hebebühne zugewiesen. Mit jeder abgehakten Position schreitet die Arbeit voran, und alle sehen, wer an welchem Fahrzeug arbeitet.

4. Keine verlorenen Teile und vergessenen Arbeitszeiten mehr

Teile werden über den Arbeitsauftrag vom Lager abgebucht, Lohnpositionen fallen nicht mehr von der Rechnung. Die Frage am Monatsende „Wo ist dieses Teil geblieben?“ verschwindet.

5. Zahlungen und Anschreiben unter Kontrolle

Anzahlungen, Teilzahlungen, Raten und offene Salden stehen in einer Liste. Wer wie viel schuldet, beruht auf Daten, nicht auf dem Gedächtnis.

6. Wartungserinnerungen bringen Kunden zurück

Ein Kunde, der nicht an die fällige Wartung erinnert wird, fährt womöglich woandershin. Automatische SMS- oder WhatsApp-Erinnerungen nach Kilometerstand und Datum sind der günstigste Weg zu einem treuen Kundenstamm.

7. Das Vertrauen der Kunden wächst

Nächste und fertige Fahrzeuge auf dem Bildschirm im Wartebereich, ein Angebot, das man auf dem Handy prüft und per Unterschrift freigibt, und die Servicehistorie per QR-Code vermitteln Transparenz und Professionalität.

Für welche Betriebe eignet sie sich?

Mechanik, Karosserie & Lack, Reifen und Achsvermessung, Autoelektrik, Auspuff, Klima, Fahrzeugpflege und Gutachten: für jeden Kfz-Betrieb, der mit Terminen arbeitet und die Fahrzeughistorie verfolgen muss. Eine Ein-Personen-Werkstatt hat andere Bedürfnisse als ein Betrieb mit vielen Hebebühnen; eine gute Software deckt das über Einstellungen ab.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Einfache Einrichtung: Browserbasierte Cloud-Lösungen brauchen keine technische Installation und starten schnell.
• Mobile Nutzung: Mechaniker sollten in der Werkstatt am Handy arbeiten können, der Serviceberater am Tresen am Computer.
• Kennzeichen- und Fahrzeugscheinerkennung: Das Einlesen per Kamera verkürzt die Annahme und verhindert Tippfehler.
• Berechtigungen: Rollenrechte wie „Mechaniker sehen keine Preise, Berater dürfen übergeben“ sind wichtig.
• Datensicherheit: regelmäßige Backups, Protokolle und wiederherstellbares Löschen.

Randevul: Werkstattsoftware speziell für die Kfz-Branche

Das von DijiText entwickelte Randevul wurde genau für diese Anforderungen gebaut: Online-Termine, Kennzeichen- und Fahrzeugscheinerkennung per Kamera, Arbeitsaufträge, Angebote mit unterschriebener Freigabe, QR-Servicekarten, Lager, Finanzen und Personalverwaltung in einem Panel. Es ist für 25 Betriebsarten vorkonfiguriert und kann 7 Tage kostenlos getestet werden.

Wenn Sie Software brauchen, die genau auf Ihre Abläufe zugeschnitten ist, sehen Sie sich unseren Service für Individualsoftware an oder nehmen Sie Kontakt auf.