Software de órdenes de trabajo: cómo controlar el taller de la recepción a la entrega

El corazón de un taller es la orden de trabajo. En ella consta por qué vino el vehículo, qué se hizo, qué piezas se montaron y quién trabajó. Las órdenes en papel funcionaron durante años, pero con más vehículos los formularios perdidos, la letra ilegible y las partidas que nunca llegan a la factura se convierten en pérdidas reales. Un software de órdenes de trabajo digitaliza el proceso y pone a todo el taller ante la misma pantalla.

Problemas de las órdenes en papel

• Los formularios se pierden o se manchan de aceite y la información desaparece.
• Se olvidan partidas de mano de obra y piezas, y las facturas quedan incompletas.
• Nadie sabe cuánto tiempo dedicó cada mecánico a cada trabajo.
• Buscar el historial de un vehículo obliga a rebuscar en archivadores.
• Cuando un cliente pregunta «¿cómo va mi coche?», alguien tiene que ir al taller a mirarlo.

Los pasos de una orden de trabajo digital

Recepción

La matrícula se escribe o se escanea con la cámara. El sistema encuentra el vehículo y se registran los datos del cliente, el kilometraje actual y la avería. Si hace falta, se adjuntan fotos de daños.

En curso

El trabajo se asigna a uno o varios mecánicos y a un elevador. Las partidas de mano de obra y piezas se añaden desde el catálogo, desde paquetes predefinidos o escaneando el código de barras. El mecánico marca cada partida terminada y el tiempo de trabajo se registra solo con iniciar y pausar.

Listo para entregar

Cuando todas las partidas están completas, el trabajo pasa a «listo para entregar» y el cliente recibe el mensaje «tu vehículo está listo». Antes de cobrar, el asesor ve el total y todos los trabajos en una pantalla.

Entregado

Se registran el pago (efectivo, tarjeta, transferencia), la señal y, si lo hay, el plan de pagos. Se anotan el kilometraje y la fecha del próximo mantenimiento y se actualiza la ficha del vehículo.

Campos que debe tener toda orden de trabajo

• datos y sello del taller
• datos del vehículo: matrícula, marca, modelo, bastidor, kilometraje
• datos y contacto del cliente
• avería y diagnóstico
• partidas de mano de obra y piezas, cantidades, precios unitarios, descuentos y desglose de IVA
• importe pagado y pendiente
• espacios para la firma del cliente y del taller

En un sistema digital, el documento se imprime en A4 o se comparte en PDF con un clic. Un código QR en la impresión lleva al cliente directamente a su historial de servicio.

El tablero del taller: todos miran la misma pantalla

Con órdenes digitales, el estado del taller se muestra en un tablero: qué elevadores están ocupados, qué coches están en curso y cuáles listos. Una versión simplificada en una pantalla de la sala de espera permite al cliente seguir el avance sin preguntar.

Conectado con el stock y las finanzas

Las piezas añadidas a una orden salen del stock y vuelven a la estantería si se elimina la partida. El pago de la entrega va a caja y el resto a cobros pendientes. No hace falta volver a introducir datos entre órdenes, stock y finanzas. Para la parte de stock, lee nuestro artículo sobre software de gestión de inventario y almacén.

Órdenes de trabajo en Randevul

Randevul es el software de taller que desarrollamos para la automoción. Su módulo de órdenes de trabajo une en un solo flujo la recepción con cámara, el avance por partidas, el control de tiempos de varios mecánicos, la asignación de elevadores, la salida de stock, el pago a plazos en la entrega y la impresión A4 con código QR. Funciona en móvil, tableta y ordenador.

Si tu taller necesita un flujo a medida, consulta nuestras soluciones de software a medida o rellena el formulario de contacto.