作業指示書ソフト：受付から納車まで整備工場を管理する方法

整備工場の中心にあるのは作業指示書です。車が来た理由、行った作業、交換した部品、担当者がすべて記録されます。紙の作業指示書は長年使われてきましたが、台数が増えるにつれ、紛失した用紙、読めない手書き、請求漏れの項目が実際の損失になります。作業指示書ソフトはこの流れをデジタル化し、工場全体が同じ画面を見て仕事ができるようにします。

紙の作業指示書の問題点

• 用紙がなくなったり油で汚れたりして、情報が失われる。
• 工賃や部品の記入漏れで請求が不完全になる。
• どの整備士がどの作業にどれだけ時間をかけたかわからない。
• 車両の履歴を探すのにファイルをひっくり返す必要がある。
• 「車はどうなっていますか？」と聞かれるたびに工場まで確認に行く。

デジタル作業指示書の流れ

受付

ナンバーを入力するか、カメラで読み取ります。システムが車両を見つけ、お客様の情報、現在の走行距離、症状を記録します。必要に応じて損傷の写真も添付します。

作業中

作業を 1 人または複数の整備士とリフトに割り当てます。工賃と部品の明細は、マスタ、パック、バーコードの読み取りから追加できます。整備士は終わった明細にチェックを入れ、作業時間は開始・一時停止で自動的に記録されます。

納車準備完了

すべての明細が終わると「納車準備完了」となり、お客様に「お車の準備ができました」と通知が届きます。精算前に、フロントは合計金額と作業内容を一画面で確認できます。

納車済み

支払い（現金、カード、振込）、内金、必要なら分割払いの計画を記録します。次回点検の走行距離と日付を入力し、車両カードを更新します。

作業指示書に必要な項目

• 事業者情報と社印
• 車両情報：ナンバー、メーカー、車種、車台番号、走行距離
• お客様の情報と連絡先
• 症状と診断
• 工賃・部品の明細、数量、単価、値引き、消費税の内訳
• 支払済み額と残額
• お客様と工場の署名欄

デジタルなら、この書類をワンクリックで A4 に印刷したり PDF で共有したりできます。印刷物の QR コードから、お客様は自分の整備履歴に直接アクセスできます。

工場ボード：全員が同じ画面を見る

作業指示書がデジタルになれば、工場の状況をボードに表示できます。どのリフトが使用中か、どの車が作業中で、どれが納車待ちか。待合室のテレビに簡易版を表示すれば、お客様はフロントに聞かなくても進み具合がわかります。

在庫・財務と連動

作業指示書に追加した部品は在庫から引き当てられ、明細を削除すれば棚に戻ります。納車時の入金はレジへ、残額は売掛金へ計上されます。作業指示書、在庫、財務の間で二重入力は不要です。在庫について詳しくは、在庫・倉庫管理ソフトの記事をご覧ください。

Randevul の作業指示書

Randevul は、当社が自動車業界向けに開発した整備管理ソフトです。作業指示書モジュールでは、カメラによる受付、明細ごとの進捗、複数整備士の作業時間管理、リフトの割り当て、在庫引当、納車時の分割払い、QR コード付き A4 印刷を一つの流れで行えます。スマホ、タブレット、パソコンで利用できます。

工場独自の業務フローが必要な場合は、システム開発のソリューションをご覧いただくか、お問い合わせフォームにご記入ください。