Wartungsverfolgung und Erinnerungen: Das System, das Kunden in die Werkstatt zurückbringt

Der wertvollste Kunde einer Werkstatt ist der, der sein Auto regelmäßig an denselben Ort bringt. Doch die meisten Fahrer wissen nicht, wann die nächste Wartung fällig ist – und wenn doch, fahren sie zur nächstgelegenen oder ersten Werkstatt, die ihnen einfällt. Ein System zur Wartungsverfolgung und Erinnerung ist das wirksamste Mittel gegen diese Abwanderung.

Warum nach Kilometerstand und Datum verfolgen?

Manche Autos fahren 40.000 km im Jahr, andere 5.000. Erinnerungen nur nach Datum kommen bei Vielfahrern zu spät, Erinnerungen nur nach Kilometerstand erreichen Wenigfahrer nie. Richtig ist, beides zu führen:

• Kilometerstand der nächsten Wartung: z. B. 10.000 km nach der letzten Wartung.
• Datum der nächsten Wartung: z. B. spätestens nach 12 Monaten.

Aus den bei jedem Besuch erfassten Kilometerständen kann das System die durchschnittliche Tagesfahrleistung berechnen und abschätzen, welche Schwelle zuerst erreicht wird.

So funktionieren Erinnerungen

1. Bei der Übergabe werden Kilometerstand und Datum der nächsten Wartung erfasst.
2. Das System listet täglich anstehende und überfällige Wartungen auf.
3. Kunden, deren Wartung fällig ist, erhalten automatisch eine SMS oder WhatsApp-Nachricht mit Kennzeichen, Betriebsname und Buchungslink.
4. Der Kunde bucht direkt über den Link online.

Die Nachricht sollte kurz, persönlich und handlungsorientiert sein: „Lieber Kunde, die Inspektion für Ihr Fahrzeug 16 ABC 123 steht an. Termin buchen: …“

Die QR-Servicekarte: die Erinnerung zum Anfassen

Ein kleines QR-Etikett am Fahrzeug zeigt beim Scannen Servicehistorie, verbaute Teile, letzten Kilometerstand und nächsten Wartungstermin. Bei jedem Blick denkt der Kunde an Ihre Werkstatt, und beim Verkauf kann er die Wartungshistorie belegen. Das schafft Vertrauen und Sichtbarkeit.

Proaktiver Service mit Nachfasslisten

Wartungsverfolgung bedeutet nicht nur, Nachrichten zu senden. Listen wie „überfällig“, „in 30 Tagen fällig“ und „kommt nicht wieder“ zeigen dem Serviceberater genau, wen er täglich anrufen sollte. Kunden, die nicht wiederkommen, werden markiert, damit keine unnötigen Nachrichten verschickt werden.

Wirkung auf den Betrieb

• freie Termine werden mit geplanten Wartungen gefüllt
• weniger verlorene Kunden und wiederkehrender Umsatz
• Kundenbindung an „die Werkstatt, die an mich denkt“
• gezielte Ansprache in Aktionszeiten (Winterservice, Klimaservice)

Wartungsverfolgung mit Randevul

Randevul führt die nächste Wartung nach Kilometerstand und Datum, listet anstehende und überfällige Wartungen im Panel auf, benachrichtigt Kunden per SMS und WhatsApp und erstellt kennzeichenbezogene QR-Servicekarten. Kunden sehen auf ihrer persönlichen Fahrzeugseite Servicehistorie und nächste Wartung und können dort direkt einen Termin buchen.

Zu den allgemeinen Vorteilen von Buchungssystemen lesen Sie Was ein Online-Buchungssystem Ihrem Unternehmen bringt; bei Fragen nehmen Sie Kontakt auf.