Arbeitsauftrags-Software: So behalten Sie die Werkstatt von der Annahme bis zur Übergabe im Griff

Das Herz jeder Werkstatt ist der Arbeitsauftrag. Darin steht, warum das Fahrzeug kam, was gemacht wurde, welche Teile verbaut wurden und wer gearbeitet hat. Papieraufträge haben jahrelang funktioniert, doch mit mehr Fahrzeugen werden verlorene Formulare, unleserliche Handschrift und Positionen, die nie auf der Rechnung landen, zu echten Verlusten. Eine Arbeitsauftrags-Software digitalisiert den Ablauf und bringt die ganze Werkstatt auf denselben Bildschirm.

Probleme mit Papieraufträgen

• Formulare gehen verloren oder sind voller Öl, die Information ist weg.
• Lohn- und Teilepositionen werden vergessen, Rechnungen sind unvollständig.
• Niemand weiß, wie lange welcher Mechaniker an welchem Auftrag gearbeitet hat.
• Die Historie eines Fahrzeugs zu finden heißt, Ordner zu durchwühlen.
• Fragt ein Kunde „Wie weit ist mein Auto?“, muss jemand in die Werkstatt gehen.

Die Schritte eines digitalen Arbeitsauftrags

Annahme

Das Kennzeichen wird eingegeben oder per Kamera gescannt. Das System findet das Fahrzeug; Kundendaten, aktueller Kilometerstand und Beanstandung werden erfasst. Bei Bedarf werden Schadensfotos angehängt.

In Arbeit

Der Auftrag wird einem oder mehreren Mechanikern und einer Hebebühne zugewiesen. Lohn- und Teilepositionen kommen aus dem Katalog, aus fertigen Paketen oder per Barcode-Scan. Mechaniker haken jede erledigte Position ab; die Arbeitszeit wird mit Start und Pause automatisch erfasst.

Bereit zur Übergabe

Sind alle Positionen erledigt, ist der Auftrag „bereit zur Übergabe“ und der Kunde erhält die Nachricht „Ihr Fahrzeug ist fertig“. Vor dem Kassieren sieht der Serviceberater Summe und alle Arbeiten auf einem Bildschirm.

Übergeben

Zahlung (bar, Karte, Überweisung), Anzahlung und ein eventueller Ratenplan werden erfasst. Kilometerstand und Datum der nächsten Wartung werden eingetragen und die Fahrzeugkarte aktualisiert.

Felder, die jeder Arbeitsauftrag braucht

• Betriebs- und Stempeldaten
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Marke, Modell, FIN, Kilometerstand
• Kundendaten und Kontakt
• Beanstandung und Befund
• Lohn- und Teilepositionen, Mengen, Einzelpreise, Rabatte und MwSt.-Aufstellung
• gezahlter und offener Betrag
• Unterschriftsfelder für Kunde und Werkstatt

Digital lässt sich das Dokument mit einem Klick auf A4 drucken oder als PDF teilen. Ein QR-Code auf dem Ausdruck führt den Kunden direkt zu seiner Servicehistorie.

Die Werkstatttafel: alle sehen denselben Bildschirm

Mit digitalen Arbeitsaufträgen lässt sich der Werkstattstatus auf einer Tafel zeigen: welche Bühne belegt ist, welches Auto in Arbeit und welches übergabebereit ist. Eine vereinfachte Version auf einem TV im Wartebereich zeigt Kunden den Stand, ohne dass sie fragen müssen.

Verbunden mit Lager und Finanzen

Teile im Arbeitsauftrag werden vom Bestand abgebucht und kehren ins Regal zurück, wenn die Position gelöscht wird. Die Zahlung bei Übergabe geht in die Kasse, ein Restbetrag in die Forderungen. Zwischen Arbeitsauftrag, Lager und Finanzen ist keine doppelte Erfassung nötig. Mehr zur Lagerseite in unserem Artikel über Lager- und Bestandsverwaltungssoftware.

Arbeitsaufträge in Randevul

Randevul ist die Werkstattsoftware, die wir für die Kfz-Branche entwickelt haben. Das Arbeitsauftragsmodul vereint Annahme per Kamera, positionsweisen Fortschritt, Zeiterfassung für mehrere Mechaniker, Bühnenzuweisung, Lagerabgang, Raten bei Übergabe und A4-Ausdrucke mit QR-Code in einem Ablauf. Es läuft auf Handy, Tablet und Computer.

Braucht Ihre Werkstatt einen individuellen Ablauf, sehen Sie sich unsere Lösungen für Individualsoftware an oder füllen Sie das Kontaktformular aus.