Software per ordini di lavoro: seguire l’officina dall’accettazione alla consegna

Il cuore di un’officina è l’ordine di lavoro. Lì c’è scritto perché il veicolo è arrivato, cosa è stato fatto, quali ricambi sono stati montati e chi ha lavorato. Le schede cartacee hanno funzionato per anni, ma con più veicoli moduli persi, grafie illeggibili e voci mai fatturate diventano perdite reali. Un software per ordini di lavoro digitalizza il processo e mette tutta l’officina sulla stessa schermata.

I problemi delle schede cartacee

• I moduli si perdono o si sporcano d’olio e l’informazione sparisce.
• Voci di manodopera e ricambi vengono dimenticate e le fatture sono incomplete.
• Nessuno sa quanto tempo ogni meccanico ha dedicato a ciascun lavoro.
• Trovare lo storico di un veicolo significa frugare tra i raccoglitori.
• Quando un cliente chiede “A che punto è la mia auto?”, qualcuno deve andare in officina a controllare.

Le fasi di un ordine di lavoro digitale

Accettazione

La targa viene digitata o scansionata con la fotocamera. Il sistema trova il veicolo; dati del cliente, km attuali e difetto segnalato vengono registrati. Se serve si allegano foto dei danni.

In lavorazione

Il lavoro è assegnato a uno o più meccanici e a un ponte. Le voci di manodopera e ricambi si aggiungono dal catalogo, da pacchetti pronti o con la scansione del codice a barre. Il meccanico spunta ogni voce completata; il tempo di lavoro si registra in automatico con avvio e pausa.

Pronto per la consegna

Quando tutte le voci sono completate, il lavoro diventa “pronto per la consegna” e il cliente riceve il messaggio “la tua auto è pronta”. Prima dell’incasso l’accettatore vede il totale e tutti i lavori su un’unica schermata.

Consegnato

Pagamento (contanti, carta, bonifico), acconto ed eventuale piano rateale vengono registrati. Si inseriscono km e data del prossimo tagliando e si aggiorna la scheda del veicolo.

I campi indispensabili di un ordine di lavoro

• dati e timbro dell’azienda
• dati del veicolo: targa, marca, modello, telaio, km
• dati e contatti del cliente
• difetto segnalato e diagnosi
• voci di manodopera e ricambi, quantità, prezzi unitari, sconti e riepilogo IVA
• importo pagato e residuo
• spazi per la firma di cliente e officina

In digitale il documento si stampa in A4 o si condivide in PDF con un clic. Un QR code sulla stampa porta il cliente direttamente allo storico interventi.

Il tabellone dell’officina: tutti guardano lo stesso schermo

Con gli ordini di lavoro digitali lo stato dell’officina si vede su un tabellone: quali ponti sono occupati, quali auto sono in lavorazione e quali pronte. Una versione semplificata su uno schermo in sala d’attesa permette al cliente di seguire l’avanzamento senza chiedere.

Collegato a magazzino e finanze

I ricambi aggiunti all’ordine di lavoro vengono scaricati dal magazzino e tornano a scaffale se la voce viene eliminata. Il pagamento alla consegna va in cassa, il residuo nei crediti. Nessun doppio inserimento tra ordini di lavoro, magazzino e finanze. Per il lato magazzino leggi il nostro articolo sul software di gestione magazzino e scorte.

Gli ordini di lavoro in Randevul

Randevul è il gestionale per officine che abbiamo sviluppato per il settore auto. Il modulo ordini di lavoro riunisce in un solo flusso accettazione con fotocamera, avanzamento per voce, tempi di più meccanici, assegnazione dei ponti, scarico magazzino, rateizzazione alla consegna e stampa A4 con QR code. Funziona su telefono, tablet e computer.

Se la tua officina ha bisogno di un flusso su misura, scopri le nostre soluzioni di software su misura o compila il modulo di contatto.