Logiciel d’ordres de réparation : suivre l’atelier de la réception à la restitution

Le cœur d’un atelier, c’est l’ordre de réparation. On y trouve pourquoi le véhicule est venu, ce qui a été fait, quelles pièces ont été montées et qui a travaillé. Les fiches papier ont fait leur temps ; quand le nombre de véhicules augmente, formulaires perdus, écritures illisibles et lignes jamais facturées deviennent de vraies pertes. Un logiciel d’ordres de réparation numérise le processus et met tout l’atelier sur le même écran.

Les problèmes des ordres de réparation papier

• Les fiches se perdent ou se couvrent d’huile, et l’information disparaît.
• Des lignes de main-d’œuvre et de pièces sont oubliées, les factures sont incomplètes.
• Personne ne sait combien de temps chaque mécanicien a passé sur quel travail.
• Retrouver l’historique d’un véhicule oblige à fouiller dans des classeurs.
• Quand un client demande « Où en est ma voiture ? », il faut aller voir à l’atelier.

Les étapes d’un ordre de réparation numérique

Réception

La plaque est saisie ou scannée avec une caméra. Le système retrouve le véhicule ; les coordonnées du client, le kilométrage et la panne sont enregistrés. Des photos des dégâts peuvent être ajoutées.

En cours

Le travail est attribué à un ou plusieurs mécaniciens et à un pont. Les lignes de main-d’œuvre et de pièces sont ajoutées depuis le catalogue, des forfaits ou par scan de code-barres. Le mécanicien coche chaque ligne terminée ; le temps de travail est mesuré automatiquement avec démarrer et pause.

Prêt à restituer

Quand toutes les lignes sont terminées, le travail passe à « prêt à restituer » et le client reçoit le message « votre véhicule est prêt ». Avant l’encaissement, le conseiller voit le total et tous les travaux sur un seul écran.

Restitué

Le paiement (espèces, carte, virement), l’acompte et l’éventuel échéancier sont enregistrés. Le kilométrage et la date du prochain entretien sont saisis et la fiche véhicule est mise à jour.

Les champs indispensables d’un ordre de réparation

• informations et cachet de l’entreprise
• données du véhicule : plaque, marque, modèle, VIN, kilométrage
• coordonnées du client
• panne et diagnostic
• lignes de main-d’œuvre et de pièces, quantités, prix unitaires, remises et détail de la TVA
• montant payé et reste dû
• zones de signature du client et de l’atelier

Dans un système numérique, ce document s’imprime en A4 ou se partage en PDF en un clic. Un QR code sur l’impression donne au client un accès direct à son historique d’entretien.

Le tableau d’atelier : tout le monde regarde le même écran

Avec des ordres de réparation numériques, l’état de l’atelier s’affiche sur un tableau : quels ponts sont occupés, quels véhicules sont en cours et lesquels sont prêts. Une version simplifiée sur un écran de la salle d’attente permet au client de suivre l’avancement sans demander au conseiller.

Relié au stock et aux finances

Les pièces ajoutées à un ordre de réparation sortent du stock et y retournent si la ligne est supprimée. Le paiement encaissé à la restitution va en caisse, le reste dû dans les créances. Aucune double saisie entre ordres de réparation, stock et finances. Pour le volet stock, lisez notre article sur le logiciel de gestion des stocks et d’entrepôt.

Les ordres de réparation dans Randevul

Randevul est le logiciel de garage que nous avons développé pour l’automobile. Son module d’ordres de réparation réunit en un seul flux la réception par caméra, l’avancement ligne par ligne, le suivi du temps de plusieurs mécaniciens, l’affectation des ponts, la sortie de stock, l’échelonnement à la restitution et l’impression A4 avec QR code. Il fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur.

Si votre atelier a besoin d’un flux sur mesure, découvrez nos solutions de logiciel sur mesure ou remplissez le formulaire de contact.